La obtención de datos de uso y de adopción dentro de Dynamics CRM dentro de una empresa es una necesidad que he visto repetirse, sobretodo a solicitud de los sponsors del proyecto al poco tiempo de lanzarse en producción.

Los sponsors / gerentes quieren saber quien lo está usando y para qué, y quien no lo está usando. Hay diversos fines para querer extraer esta información que van desde medir el impacto del sistema, como se usa, entender el retorno de inversión, las áreas de mejora, las personas que abiertamente comenzaron a adoptarlo y las que no, etc.

Hoy desafortunadamente no hay una forma fácil de extraer esta información en Dynamics CRM 2011 ya que no provee ‘out of the box’ un módulo de estadísticas y la consulta de auditoría [que habilitamos y ejecutamos en el post anterior] no es exportable a Excel.

[Audit Summary –> No tiene opción para exportar a Excel]

Sin embargo, hay un workaround que podemos tomar (yo lo hice ) para obtener estadísticas en base a los datos de la auditoría.

Para ello debemos:

• Habilitar la auditoría para las entidades que deseamos. En este post explico como hacerlo.
• Luego que tengamos cierto volumen de información, podemos ejecutar esta consulta directamente contra la BD de la organización de CRM

   1: select

   2: a.CreatedOn as AuditDate

   3: , case a.operation when 1 then 'Create' when 2 then 'Update' when 3 then 'Delete' end as OperationName ,

   4: case a.Action

   5:     when 4 then 'Activate'

   6:     when 5 then 'Deactivate'

   7:     when 13 then 'Deactivate'

   8:     when 14 then 'Share'

   9:     when 15 then 'Retrieve'

  10:     when 16 then 'Close'

  11:     when 18 then 'Complete'

  12:     when 21 then 'Reopen'

  13:     when 24 then 'Qualify'

  14:     when 25 then 'Disqualify'

  15:     when 44 then 'Win'

  16:     when 45 then 'Lose'

  17:     when 49 then 'Unshare'

  18:     when 51 then 'Generate Quote From Opportunity'

  19:     when 52 then 'Add To Queue'

  20:  

  21:     end as ActionName

  22: , e.name

  23: , u.fullname

  24: from auditbase a

  25: join MetadataSchema.Entity e on a.ObjectTypeCode = e.ObjectTypeCode

  26: join SystemUser u on a.UserId = u.SystemUserId

• Esta consulta nos va a arrojar unos resultados similares a los siguientes:

Nos va a estar diciendo: cuando, que acción, sobre qué entidad y quien.

Aquí se listan los códigos y valores de cada acción. Los que incluí en la consulta son los típicos del módulo de Ventas.

• Con los resultados de esta consulta (que obviamente la podemos filtrar por un rango de fechas si deseamos), podemos copiarlos y pegarlos en Excel.

• Luego de pegados en Excel podemos ir a Insert –> PivotTable->Pivot Chart

• Con la PivotTable y PivotChart luego podemos “jugar” para extraer datos estadísticos de valor.

Espero que les sirva como workaround, a mi me ha servido.

PP [twitter: @pabloperalta]

UruIT Dynamix   | expertos en Dynamics CRM